Am heutigen digitalen Arbeitsplatz sind Unternehmen auf effiziente Kommunikation, Zusammenarbeit und Informationsaustausch angewiesen. SharePoint, eine robuste Plattform von Microsoft, bietet die perfekte Lösung für den Aufbau leistungsstarker Intranetportale. In diesem Blogbeitrag untersuchen wir die wesentlichen Schritte und Best Practices für die Erstellung funktionsreicher Intranetportale mit SharePoint.
Sammeln Sie Planung und Anforderungen
Der Aufbau eines erfolgreichen Intranetportals beginnt mit sorgfältiger Planung und Anforderungserfassung. Identifizieren Sie die Ziele und Vorgaben Ihres Intranets, verstehen Sie die Benutzerbedürfnisse und definieren Sie die wichtigsten erforderlichen Merkmale und Funktionalitäten. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Inhaltsorganisation, Benutzerzugriff, Branding, Integration mit anderen Systemen und Skalierbarkeit. Ein klar definierter Plan bietet eine solide Grundlage für Ihr Intranet-Portal-Projekt.
Gestaltung der Informationsarchitektur
Die Informationsarchitektur Ihres Intranetportals ist entscheidend für eine effektive Inhaltsorganisation und Navigation. Erstellen Sie eine logische Struktur, indem Sie Websitesammlungen, Unterwebsites und Dokumentbibliotheken definieren, die auf die Abteilungen, Teams und Projekte Ihrer Organisation abgestimmt sind. Nutzen Sie die hierarchische Struktur von SharePoint, um eine klare und intuitive Benutzererfahrung zu gewährleisten. Erwägen Sie die Einbeziehung von Metadaten und Inhaltstypen, um die Durchsuchbarkeit zu verbessern und die Inhaltsverwaltung zu erleichtern.
Passen Sie das Erscheinungsbild an
Branding spielt eine entscheidende Rolle bei der Bereitstellung eines konsistenten und ansprechenden Benutzererlebnisses. SharePoint bietet umfangreiche Anpassungsoptionen, um das Erscheinungsbild des Intranetportals an die Markenidentität Ihres Unternehmens anzupassen. Verwenden Sie die Design-Engine von SharePoint, um benutzerdefinierte Farben, Logos und Schriftarten anzuwenden. Nutzen Sie Masterseiten, Seitenlayouts und Website-Vorlagen, um ein einheitliches Design auf allen Intranetseiten zu gewährleisten und eine professionelle und markenbezogene Benutzeroberfläche bereitzustellen.
Konfigurieren Sie Sicherheit und Berechtigungen
Der Schutz vertraulicher Informationen und die Verwaltung des Benutzerzugriffs sind in jedem Intranetportal von entscheidender Bedeutung. Nutzen Sie die robusten Sicherheitsfunktionen von SharePoint, um Benutzerrollen und Berechtigungen zu definieren. Implementieren Sie die Berechtigungsvererbung und fein abgestufte Berechtigungen, um eine ordnungsgemäße Zugriffskontrolle auf verschiedenen Ebenen sicherzustellen. Erwägen Sie die Verwendung von SharePoint-Gruppen für eine einfachere Berechtigungsverwaltung. Überprüfen und prüfen Sie regelmäßig die Sicherheitseinstellungen, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihres Intranetportals zu wahren.
Verwendung von SharePoint-Webparts
Mit SharePoint-Webparts können Sie dynamische und interaktive Komponenten zu Ihren Intranetseiten hinzufügen. Verwenden Sie Webparts wie Newsfeeds, Dokumentbibliotheken, Kalender, Aufgabenlisten und Ankündigungen, um umfangreiche Inhalte und Funktionen bereitzustellen. Passen Sie Webparts an, indem Sie Eigenschaften und Einstellungen so konfigurieren, dass sie bestimmte Anforderungen erfüllen. Nutzen Sie Webpart-Verbindungen, um Beziehungen aufzubauen und interaktive Erlebnisse in Ihrem Intranetportal zu schaffen.
Geschäftsprozessintegration mit Workflows
Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen in Ihrem Intranetportal werden Abläufe optimiert und die Produktivität verbessert. SharePoint bietet leistungsstarke Workflow-Funktionen über SharePoint Designer oder Microsoft Power Automate. Entwerfen und implementieren Sie Arbeitsabläufe, um Genehmigungsprozesse, Dokumentüberprüfungszyklen und Aufgabenzuweisungen zu automatisieren. Integrieren Sie andere Systeme und Dienste, um die Zusammenarbeit und den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
Sicherstellung der Benutzerakzeptanz und -einbindung
Ein erfolgreiches Intranetportal hängt von der Akzeptanz und dem Engagement der Benutzer ab. Implementieren Sie Strategien, um Benutzer zu ermutigen, das Portal effektiv anzunehmen und zu nutzen. Bieten Sie umfassende Schulungen und Support an, um Benutzer über die Funktionen und Vorteile des Portals aufzuklären. Kommunizieren Sie regelmäßig Aktualisierungen, Neuigkeiten und relevante Informationen über das Portal, um die Benutzer zu motivieren. Bitten Sie um Feedback und verbessern Sie die Benutzererfahrung kontinuierlich basierend auf Benutzereingaben.
Eine Übersicht der verfügbaren Sharepoint-Lizenzen finden Sie hier.
